Die Einberufung zur Gemeinderatssitzung hat ausschließlich auf schriftlichem Wege zu erfolgen. Dies ist eine der Voraussetzungen für die Beschlussfähigkeit des Gemeinderates (§ 41 Abs. 1 erster Satz). Die Verletzung dieses Gebotes der Schriftlichkeit ist sogar mit der Nichtigkeit des betreffenden Gemeinderatsbeschlusses bedroht (§ 42 i.V.m. § 41). Daneben aber ist es durchaus wünschenswert, wenn die Zustellung der Einberufung zur Gemeinderatssitzung auch auch auf elektronischem Wege - und sogar in automatisierter Weise gleichzeitig an alle Mitglieder des Gemeinderates - erfolgt, und zwar zeitglich mit der kanzleimäßigen Abfertigung der schriftlichen Einladung, was - im Hinblick auf das schnellere Medium - sogar als „Vorankündigung“ der Gemeinderatssitzung dienlich sein könnte. Bei der elektronischen Übermittlung ist Vorsorge dafür zu treffen, dass Dokumente (Einberufungsdokument, Tagesordnungsdokument) in einem plattformunabhängigen (also vom jeweils verwendeten System unabhängigen) Dateiformat übermittelt werden, sodass sie vom Empfänger auch lesbar sind.
Die Erläuternden Bemerkungen zur Regierungsvorlage (E 464) sehen es sogar als Verpflichtung der Gemeinde an, dass die „Zustellung der Einberufung . . . . zusätzlich auch im elektronischen Weg“ zu erfolgen hat, „sofern die technischen Voraussetzungen dafür gegeben sind und dies vom jeweiligen Mitglied des Gemeinderates gewünscht wird“. Diese als Verpflichtung formulierte Auffassung findet jedoch im Wortlaut des § 36 Abs. 3 keine Deckung.