Während in die nicht genehmigte Verhandlungsschrift nur die Mitglieder des Gemeinderates Einsicht nehmen dürfen, können in die genehmigten Verhandlungsschriften sämtliche wahlberechtigten Gemeindemitglieder Einsicht nehmen. (Von der Einsicht ausgeschlossen sind die "gesonderten Verhandlungsschriften" - über Angelegenheiten, die nicht öffentlich behandelt werden).
Zur Auffassung des Gesetzgebers, es sollte (auch) die genehmigte Verhandlungsschrift den Gemeinderatsparteien nach Möglichkeit auf elektronischem Weg zur Verfügung gestellt werden, s. >>>>>>.

Einsichtsberechtigt ist ein Gemeindemitglied, wenn es die österreichische Staatsbürgerschaft besitzt, das l6. Lebensjahr vollendet hat, vom Wahlrecht nicht ausgeschlossen ist und in der Gemeinde ihren ordentlichen Wohnsitz hat. Die für die Wahlberechtigung notwendige Vollendung des 16. Lebensjahres (am Wahltag) wird für die Berechtigung zur Einsichtnahme wohl in dem Sinne auszulegen sein, dass zumindest am Tage der Einsichtnahme das 16. Lebensjahr vollendet sein muss, zumal das betreffend Gemeindemitglied bereits gem. § 3 Abs. 1 des Wählerevidenz-Gesetzes in die Gemeinde-Wählerevidenz einzutragen war, sobald sie vor dem 1. Jänner des Jahres der Eintragung das 15. Lebensjahr vollendet hatte.
Unter diesen Umständen (abgesehen von der Staatsbürgerschaft) einsichtsberechtigt sind Angehörige eines anderen Mitgliedsstaates der Europäischen Union, sofern sie nach den Bestimmungen des Wählerevidenz-Gesetzes in die Gemeinde-Wählerevidenz eingetragen sind.
Vgl. auch die Bestimmungen des Auskunftspflicht-, Informationsweiterverwendungs- und Statistikgesetzes, wonach gem. § 1 Abs. 2 jede Person das Recht hat, Auskünfte zu verlangen, und die Organe der Gemeinden Auskünfte über Angelegenheiten ihres Wirkungsbereiches zu erteilen haben. Auskünfte über den Inhalt einer Verhandlungsschrift, insbesondere wenn sie umfangreicher Art sind, fallen jedoch nicht darunter, weil diese Informationen dem Auskunftswerber auch „anders unmittelbar zugänglich sind“ (§ 1 Abs. 5 des zit. Gesetzes), nämlich durch die unmittelbare Einsichtnahme in die entsprechende Verhandlungsschrift.

Eine strenge wörtliche Auslegung des Begriffes "Einsichtnahme" führt zu dem Schluss, dass eine Abschriftnahme oder die Anfertigung von Kopien von der Verhandlungsschrift Gemeindemitgliedern nicht gestattet ist.

Die Einsichtnahme in die genehmigten Verhandlungsschriften ist nur während der Amtsstunden im Gemeindeamt gestattet. Die Amtsstunden sind auf der Amtstafel durch Anschlag kundzumachen. Ihnen kommt auch im Hinblick auf § 13 Abs. 2 AVG Bedeutung zu. Demnach ist die Behörde (Bürgermeister, Gemeinderat) verpflichtet, während der Amtsstunden schriftliche Eingaben entgegenzunehmen (nicht aber außerhalb dieser Zeit).

Die Verweigerung der Einsichtnahme gegenüber einem Gemeindemitglied ist als sog. "verfahrensfreier Verwaltungsakt" zu werten. Da sich das Gemeindemitglied mit den gewöhnlichen Mitteln des verfahrensförmlichen Rechtsschutzes nicht zur Wehr setzen kann (kein Devolutionsantrag, keine Säumnisbeschwerde möglich), ist eine Beschwerde gemäß Artikel 129 a Abs. 1 Z. 2 B-VG (gleichlautend mit § 67 a Abs. 1 Z. 2 AVG) an den Unabhängigen Verwaltungssenat zulässig. (S. auch >>>>>).